Industria y automoción
Accesos de técnicos, auditores y transportistas.
RGPD arts. 5.1.c y 6.1.fPaís Vasco · Vitoria-Gasteiz
Delegado de protección de datos en Vitoria-Gasteiz
Industria, logística y administración pública: recepciones que registran cada día a visitantes, transportistas y técnicos de mantenimiento.
Respuesta breve: registrar quién entra en una instalación es posible por seguridad (interés legítimo, art. 6.1.f RGPD), pero con los datos mínimos: nombre, empresa, persona visitada, hora de entrada y salida. No hace falta fotocopiar el DNI: basta con verlo si se quiere comprobar la identidad. El registro se conserva un plazo corto y definido y el visitante debe recibir la información del art. 13 en recepción.
Autoridad de control: AEPD y Autoridad Vasca
Empresas y profesionales responden ante la AEPD; las administraciones vascas, ante la Autoridad Vasca de Protección de Datos.
Vitoria-Gasteiz
La libreta de la portería
En la entrada de una planta, el vigilante anota en una libreta o en una tableta nombre, DNI, matrícula y empresa de cada visitante. La libreta queda a la vista del siguiente que firma.
El fin es legítimo: saber quién está dentro en caso de emergencia y por seguridad. Pero el registro debe limitarse a lo necesario (art. 5.1.c RGPD) y no ser visible para otros visitantes.
Cuando el control lo realiza una empresa de seguridad, actúa normalmente como encargada del tratamiento y necesita un contrato del art. 28 RGPD.
1
Datos mínimosNombre, empresa, persona visitada, horas de entrada y salida.
2
Sin copiasSe muestra el documento; no se fotocopia ni se fotografía.
3
InformaciónCartel o documento breve en recepción (art. 13 RGPD).
4
ConfidencialidadRegistro no visible para otros visitantes.
5
PlazoSupresión periódica; las imágenes de cámaras, en el plazo máximo de un mes, salvo que deban conservarse para acreditar hechos (art. 22.3 LOPDGDD).
Puntos frecuentes en Vitoria-Gasteiz
Logística
Matrículas y conductores en muelles de carga.
RGPD art. 13Administración pública
Registro de visitas en edificios públicos.
Autoridad VascaTambién en el área de Vitoria-Gasteiz
Puedo trabajar en remoto con organizaciones de toda la provincia: reuniones por vídeo, documentos compartidos y respuestas por escrito.
LlodioAmurrioSalvatierraLaguardiaMiranda de Ebro
Dudas habituales en Vitoria-Gasteiz
¿Puedo pedir la matrícula del vehículo?
Si el visitante accede con vehículo al recinto y es necesario para la seguridad o la gestión del aparcamiento, sí, con la debida información.
¿Cuánto tiempo se conserva el registro?
El necesario para la finalidad de seguridad, definido en el registro de actividades; un registro indefinido no está justificado.
¿El sistema de la empresa de seguridad es responsabilidad suya?
En general la empresa titular de la instalación es responsable y la empresa de seguridad, encargada: necesitan un contrato con el contenido del art. 28 RGPD.
¿Tu organización está en Vitoria-Gasteiz?
Trabajo en remoto desde Italia, dentro de la Unión Europea. La primera evaluación es gratuita: miro tu situación y te digo por escrito qué falta y en qué orden resolverlo.
Actualizado el 31 de octubre de 2026 · Pietro Cravero, delegado de protección de datos con certificación italiana IDcert.